Membuat “ Daur Hidup Organisasi “

Daur Hidup Organisasi Sosial

Tahap I. Pancaran (Orientasi)

Organisasi yang memiliki pandangan dan sikap yang samaberkumpul memecahkan masalah.

Bermimpi Indah

Sikap mengorbankan apa saja

Ancaman         : gagasan berguguran

Perlu                : tindakan nyata

Tahap II. Bayi

Organisasi mulailahir dan dibentuk

Semangat, dedikasi dan produksi tinggi

Belum ada kesiapan dana yang memadai

Ancaman         : mati usia dini

Perlu                : kegiatan

Tahap III. Kanak-kanak

Kesibukan dan semangat luar biasa

Anggaran dana mulai jelas

Ancaman         : pendiri organisasi mulai was-was

Perlu    : badan Pelaksana

Tahap IV. Remaja

Kegiatan mulai banyak

Aturan cara kerja disusun dan diorganisasikan (administrasi)

Prosedur dan mekanisme kerja mulai rapi dan teratur

Ancaman         : Pengunduran diri karena kebebasan dan kreasi dikekang

Perlu                : Pompa semangat bersama mendirikan organisasi

Tahap V. Dewasa

Mapan

Administrasinya semakin jelas dan teratur

Efisiensi

Menikmati hasil kerja (senang)

Ancaman         : konflik kepantingan

Perlu                : Disentralisasi reorganisasi

Tahap VI. Matang

Tercapai tujuan

Kondisi kegiatan semakin baik

Administrasi benar-benar efisien

Ancaman         : rutinitas melemahkan kreativitas, gagasan

Perlu                : suntikan dari luar

Tahap VII. Aristokrasi

Muncul sikap apatis

Gagasan nyaris hilang

Produktivitas kerja menurun

Tujuan dan rencana pengulangan

Ancaman         : membayangkan dan membanggakan masa-masa jaya

Perlu                : pengubahan dari luar

Tahap VIII. Birokrasi Awal

Kekakuan birokrasi

Suasana menjadi smakin resmi

Produktivitas, semangat, dan kretivitas menjadi rapuh

Ancaman         : kejenuhan merajalela

Perlu                : sinergisasi

Klasifikasi gaya-gaya kepemimpinan

Klasifikasi Gaya Kepemimpinan menurut White dan Lippit

1.Gaya Kepemimpinan Otokratis

Gaya ini kadang-kadang dikatakan kepemimpinan terpusat pada diri pemimpin atau gaya direktif. Gaya ini ditandai dengan sangat banyaknya petunjuk yang datangnya dari pemimpin dan sangat terbatasnya bahkan sama sekali tidak adanya peran serta anak buah dalam perencanaan dan pengambilan keputusan.

Pemimpin secara sepihak menentukan peran serta apa, bagaimana, kapan, dan bilamana berbagai tugas harus dikerjakan. Yang menonjol dalam gaya ini adalah pemberian perintah.

Pemimpin otokratis adalah seseorang yang memerintah dan menghendaki kepatuhan. Ia memerintah berdasarkan kemampuannya untuk memberikan hadiah serta menjatuhkan hukuman.

Hambatan-hambatan dalam komunikasi.

Di dalam komunikasi selalu ada hambatan yang dapat mengganggu kelancaran jalannya proses komunikasi. Sehingga informasi dan gagasan yang disampaikan tidak dapat diterima dan dimengerti dengan jelas oleh penerima pesan atau receiver.

Menurut , ada hambatan-hambatan yang menyebabkan komunikasi efektif yaitu:

1. Status effect

Adanya perbedaaan pengaruh status sosial yang dimiliki setiap manusia.Misalnya karyawan dengan status sosial yang lebih rendah harus tunduk dan patuh apapun perintah yang diberikan atasan. Maka karyawan tersebut tidak dapat atau takut mengemukakan aspirasinya atau pendapatnya.

2. Semantic Problems

Faktor semantik menyangkut bahasa yang dipergunakan komunikator sebagai alat untuk menyalurkan pikiran dan perasaanya kepada komunikan. Demi kelancaran komunikasi seorang komunikator harus benar-benar memperhatikan gangguan sematis ini, sebab kesalahan pengucapan atau kesalahan dalam penulisan dapat menimbulkan salah pengertian (misunderstanding) atau penafsiran (misinterpretation) yang pada gilirannya bisa menimbulkan salah komunikasi (miscommunication). Misalnya kesalahan pengucapan bahasa dan salah penafsiran seperti contoh : pengucapan demonstrasi menjadi demokrasi, kedelai menjadi keledai dan lain-lain.

3. Perceptual distorsion

Perceptual distorsion dapat disebabkan karena perbedaan cara pandangan yang sempit pada diri sendiri dan perbedaaan cara berpikir serta cara mengerti yang sempit terhadap orang lain. Sehingga dalam komunikasi terjadi perbedaan persepsi dan wawasan atau cara pandang antara satu dengan yang lainnya.

4. Cultural Differences

Hambatan yang terjadi karena disebabkan adanya perbedaan kebudayaan, agama dan lingkungan sosial. Dalam suatu organisasi terdapat beberapa suku, ras, dan bahasa yang berbeda. Sehingga ada beberapa kata-kata yang memiliki arti berbeda di tiap suku. Seperti contoh : kata “jangan” dalam bahasa Indonesia artinya tidak boleh, tetapi orang suku jawa mengartikan kata tersebut suatu jenis makanan berupa sup.

5. Physical Distractions

Hambatan ini disebabkan oleh gangguan lingkungan fisik terhadap proses berlangsungnya komunikasi. Contohnya : suara riuh orang-orang atau kebisingan, suara hujan atau petir, dan cahaya yang kurang jelas.

6. Poor choice of communication channels

Adalah gangguan yang disebabkan pada media yang dipergunakan dalam melancarkan komunikasi. Contoh dalam kehidupan sehari-hari misalnya sambungan telephone yang terputus-putus, suara radio yang hilang dan muncul, gambar yang kabur pada pesawat televisi, huruf ketikan yang buram pada surat sehingga informasi tidak dapat ditangkap dan dimengerti dengan jelas.

7. No Feed back

Hambatan tersebut adalah seorang sender mengirimkan pesan kepada receiver tetapi tidak adanya respon dan tanggapan dari receiver maka yang terjadi adalah komunikasi satu arah yang sia-sia. Seperti contoh : Seorang manajer menerangkan suatu gagasan yang ditujukan kepada para karyawan, dalam penerapan gagasan tersebut para karyawan tidak memberikan tanggapan atau respon dengan kata lain tidak peduli dengan gagasan seorang manajer.

Contoh organisasi yang sedang mengahadapi konflik dan mencari jalan penmecahanya, sesuai dengan konsep- konsep yang ada.

Solusi mengatasi konflik

Sebenarnya banyak cara yang dapat dilkukan untuk mengatasi konflik yang terjadi di tempat kerja. Berikut ini adalah cara-cara mengatasi konflik di tempat kerja.

Hindari sumber konflik

Setelah kita berhasil mengidentifikasi indikator konflik maka sedapat mungkin kita harus menjauhkan atau menghindari sumber konflik.

1) Netralisasi sikap

Bahwa sikap memihak pada salah seorang atau golongan yang sedang berselisih akan mempertajam perselisihan konflik tersebut. Maka sikap yang paling tepat adalah netral atau tidak memihak dan bahkan diusahakan untuk menjadi mediator di dalam mengatasi konflik tersebut.

2) Mengubah sikap

Kemungkinan terjadinya konflik dapat disebabkan oleh sikap salah seorang anggota kelompok atau organisasi yang dirasa tidak tepat oleh anggota/kelompok lain. Jika hal ini terjadi maka kita harus cepat dan tanggap untuk mengubah sikap kita.

3) mengurangi perbedaan yang ada

Salah satu penyebab terjadinya konflik adalah karena adanya perbedaan pandangan atau kepentingan diantara anggota organisasi atau perusahaan. Oleh karena itu kita harus berupaya untuk mengurangi adanya perbedaan-perbedaan tersebut, dan bahkan sedapat mungkin mengubah perbedaan tersebut menjadi sinergi yang akan mendorong tercapainya tujuan organisasi.

4) memecahkan masalah bersama-sama

Suatu masalah akan dapat diatasi dengan baik, jika semua elemen atau pihak yang berada dalam organisasi tersebut dilibatkan dan berpartisipasi untuk mengatasi permasalahan atau konflik yang terjadi. Oleh karena itu kita harus menghindari terjadinya konflik di tempat kerja, bahkan indikasi konflik hendaknya diusahakan untuk diubah menjadi kerja sama.

Hubungan Timbal Balik Antara Organisasi

                Soal

1.       Jelaskan hubungan timbal balik antara organisasi management dan tata kerja?

2.       Jelaskan Tipe, bentuk, dan Struktur Organisasi?

Jawab

1.      Hubungan Timbal Balik Antara Manajemen, Organisasi dan
Tata Kerja

Tata kerja atau metode adalah satu cara bagaimana (how) agar sumber-sumber dan waktu yang tersedia dan amat diperlukan dapat dimanfaatkan dengan tepat sehingga proses kegiatan manajemen dapat dilaksanakan dengan tepat pula.
Dengan tata kerja yang tepat mengandung arti bahwa proses kegiatan
pencapaian tujuan sudah dilakukan secara ilmiah dan praktis, di samping itu
pemakaian tata kerja yang tepat pada pokoknya ditujukan untuk :
a. Menghindari terjadinya pemborosan di dalam pendayagunaan sumber-sumber daya dan waktu yang tersedia
b. Menghindari kemacetan-kemacetan dan kesimpangsiuran dalam proses
pencapaian tujuan
c. Menjamin adanya pembagian kerja, waktu dan koordinasi yang tepat.

Jadi hubungan antara manajemen, organisasi dan tata kerja dapat dilukiskanseperti di bawah ini.
a. Manajemen : proses kegiatan pencapaian tujuan melalui kerja sama antar
manusia;
b. Organisasi : alat bagi pencapaian tujuan tersebut dan alat bagi
pengelompokkan kerja sama.
c. Tata Kerja : pola cara-cara bagaimana kegiatan dan kerja sama tersebut
harus dilaksanakan sehingga tujuan tercapai secara efisien.
Manajemen, organisasi dan tata kerja ketiganya diarahkan kepada tercapainya tujuan secara efisien.

2.        – Tipe Organisasi

Tipe Organisasi Piramida Mendatar (flat)

Ciri ciri :

a.  Jumlah satuan organisasi tidak banyak sehingga tingkat - tingkat hirarki kewenangan sedikit.

            b.  Jumlah pekerja (bawahan) yang harus dikendalikan cukup banyak.

c.  Format jabatan untuk tingkat pimpinan sedikit karena jumlah pimpinan relatif      kecil.

    Tipe Organisasi Piramida Terbalik 

Organisasi piramida terbalik salah satu unit dari tipe piramida terbalik ialah jumlah jabatan pimpinan lebih besar daripada jumlah pekerja. Organisasi ini hanya cocok untuk organisasi - organisasi yang pengangkatan pegawainya berdasarkan atas jabatan fungsional seperti organisasi-organisasi/lembaga - lembaga penelitian, lembaga - lembaga pendidikan.

     Tipe Organisasi Kerucut

     Ciri-ciri :

a.  Jumlah satuan organisasi banyak sehingga tingkat- tingkat hirarki/kewenangan banyak.

b.  Rentang kendali sempit. 

c.  Pelimpahan wewenang dan tanggungjawab dapat dilakukan sampai kepada pejabat/pimpinan yang bawah/rendah.

d.  Jarak antara pimpinan tingkat atas dengan pimpinan tingkat bawah terlalu jauh.

e.  Jumlah informasi jabatan cukup besar.

    – Bentuk bentuk Organisasi

Bagan organisasi memperlihatkan tentang susunan fungsi-fungsi dan partementasi

yang menunjukkan hubungan kerja sama. Bagan ini menggambarkan lima aspek

utama suatu struktur organisasi, yaitu :

1. Pembagian kerja

2. Rantai perintah

3. Tipe pekerjaan yang dilaksanakan

4. Pengelompokan segmen-segmen pekerjaan

5. Tingkatan manajemen

Adapun cara penggambaran bagan struktur organisasi menurut Henry G. Hodges

dapat digambarkan sebagai berikut :

1. Bentuk Piramidal

2. Bentuk Vertikal

3. Bentuk Horisontal

4. Bentuk Melingkar

Bentuk-bentuk organisasi dapat dibedakan atas :

1. Organisasi Garis

2. Organisasi Garis dan Staf

3. Organisasi Fungsional

4. Organisasi Panitia

            – Sruktur Organisasi

Functional Organization Structure : yakni struktur organisasi dimana pembagian divisinya berdasarkan fungsinya masing-masing.

Project/Divisional Organization Structure : yakni struktur organisasi dimana pembagian divisinya berdasarkan proyek/kegiatan yang sedang dijalankan.

Matrix Organization Structure : yakni struktur organisasi gabungan dari Functional dan Projectized Structure Organization.

Didefinisikan sebagai mekanisme-mekanisme formal organisasi diolah. Struktur ini terdiri

dari unsur spesialisasi kerja, standarisasi, koordinasi, sentralisasi atau desentralisasi dalam

pembuatan keputusan dan ukuran satuan kerja.

Faktor-faktor yang menentukan perancangan struktur organisasi yaitu :

1. Strategi organisasi pencapaian tujuan.

2. Perbedaan teknologi yang digunakan untuk memproduksi output akan membedakan bentuk

struktur organisasi.

3.      Kemampuan dan cara berpikir para anggota serta kebutuhan mereka juga lingkungan

sekitarnya perlu dipertimbangkan dalam penyusunan struktur perusahaan.
4. Besarnya organisasi dan satuan kerjanya mempengaruhi struktur organisasi.
Unsur-unsur struktur organisasi terdiri dari :
1. Spesialisasi kegiatan
2. Koordinasi kegiatan
3. Standarisasi kegiatan
4. Sentralisasi dan desentralisasi pembuatan keputusan
5. Ukuran satuan kerja